Datenschutzerklärung der ARQAM Buchhaltungsservice
Die ARQAM Buchhaltungsservice GbR (im Folgenden „wir“, „uns“ oder „ARQAM
Buchhaltungsservice“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und
verpflichtet sich zur Einhaltung aller anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen,
insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG).
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen
unserer Buchhaltungsdienstleistungen erfassen, verarbeiten, speichern und weitergeben und
welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen.
Durch Ihre ausdrückliche Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung erklären Sie sich mit der
Verarbeitung, Speicherung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den
nachstehenden Bestimmungen einverstanden.
- Verantwortliche Stelle
ARQAM Buchhaltungsservice GbR
Sommerstraße 83, 47137 Duisburg
E-Mail: info@arqam-fibu.de
- Art der erhobenen Daten und Verarbeitungszwecke
Im Rahmen der Erbringung unserer Buchhaltungsdienstleistungen erheben und verarbeiten wir
Ihre personenbezogenen Daten sowie die Daten Ihrer Mitarbeiter und Vertragspartner, soweit
dies zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich ist. Dies umfasst
insbesondere:
– Stammdaten (z.B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID)
– Kontaktdaten (z.B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen)
– Finanz- und steuerliche Daten (z.B. Bankverbindungen, Einkünfte, Vermögenswerte,
Steuernummern)
– Vertragsdaten (z.B. Vertragsinhalte, Laufzeiten, Abrechnungsinformationen)
– Abrechnungs- und Zahlungsinformationen (z.B. Rechnungen, Zahlungsbeträge, Zahlungswege)
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten im Rahmen unserer Buchhaltungs- und
Lohnabrechnungsdienstleistungen.
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. steuerrechtliche Vorschriften, handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten).
- Betriebsinterne Verwaltung und Dokumentation zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen
Abwicklung unserer Dienstleistungen.
- Kommunikation mit Ihnen als Mandant sowie mit zuständigen Behörden wie Finanzämtern
und Sozialversicherungsträgern.
- Verwendung von Dienstleistern und Softwareprogrammen
Um unsere Dienstleistungen zuverlässig, effizient und sicher zu erbringen, setzen wir auf
moderne IT-Systeme sowie auf Softwareanwendungen von Drittanbietern. Diese Dienstleister
können ebenfalls personenbezogene Daten verarbeiten, und es ist für uns von entscheidender
Bedeutung, dass diese Verarbeitung in Übereinstimmung mit den geltenden
Datenschutzbestimmungen erfolgt.
Die folgenden Kategorien von Dienstleistern werden von uns genutzt:
– Buchhaltungssoftware und cloud-basierte Programme: Wir verwenden spezialisierte
Softwarelösungen zur sicheren und effizienten Bearbeitung von Finanzdaten und zur
Speicherung von Mandanteninformationen. Dazu gehören unter anderem Programme wie
Agenda, DATEV, Lexware und Elster. Diese Anwendungen ermöglichen es uns, Ihre
Buchhaltungsunterlagen korrekt und zeitnah zu führen und sicherzustellen, dass wir die
gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation und Aufbewahrung einhalten.
– IT-Dienstleister und Hosting-Provider: Zur Unterstützung unserer internen Systeme und zur
Wartung unserer Datenbanken arbeiten wir mit erfahrenen IT-Dienstleistern und HostingProvidern zusammen. Diese Partner sind für den Betrieb und die Sicherheit unserer ITInfrastruktur verantwortlich. Sie gewährleisten, dass unsere Systeme jederzeit betriebsbereit
sind und alle sicherheitstechnischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten umgesetzt werden.
– Zahlungsdienstleister: Für die Abwicklung von Zahlungen und Rechnungen setzen wir
verschiedene Zahlungsdienstleister ein, die eine reibungslose und sichere Zahlungsabwicklung
garantieren. Diese Dienstleister helfen uns, Zahlungen zu verarbeiten, Rückerstattungen zu
verwalten und Rechnungsinformationen bereitzustellen.
Datenweitergabe und Verarbeitung durch Dritte:
Mit Ihrer Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung willigen Sie ausdrücklich ein, dass Ihre
personenbezogenen Daten an diese Dienstleister weitergegeben und in deren Systemen
gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten
erforderlich ist. Wir legen großen Wert darauf, dass alle eingesetzten Dienstleister
datenschutzrechtlich verpflichtet sind. Dies bedeutet, dass sie Ihre Daten ausschließlich gemäß
unseren Weisungen verarbeiten und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen
zum Schutz Ihrer Daten ergreifen müssen.
Datenschutzrechtliche Verpflichtungen:
Wir verpflichten uns, nur mit Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die ein angemessenes
Datenschutzniveau garantieren. Wir haben mit allen Dienstleistern, die Zugang zu
personenbezogenen Daten haben, entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art.
28 DSGVO abgeschlossen. Diese Verträge stellen sicher, dass die Dienstleister Ihre Daten
vertraulich behandeln und alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer
personenbezogenen Daten treffen.
Zusätzlich führen wir regelmäßige Überprüfungen und Audits durch, um sicherzustellen, dass
unsere Dienstleister die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten und Ihre Daten sicher
verwaltet werden.
- Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage der folgenden
Rechtsgrundlagen der DSGVO:
– zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
– zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere der steuer- und handelsrechtlichen
Aufbewahrungspflichten.
– zur Wahrung berechtigter Interessen von ARQAM Buchhaltungsservice, wie die Sicherstellung
einer effizienten, sicheren und wirtschaftlichen Durchführung der Buchhaltungsdienstleistungen.
- Dauer der Datenspeicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung unserer
vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Grundsätzlich werden Ihre Daten
nach Abschluss des Vertrags und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel
10 Jahre) gelöscht, es sei denn, eine längere Speicherung ist gesetzlich vorgeschrieben oder zur
Wahrung berechtigter Interessen erforderlich.
- Rechte der betroffenen Personen
Ihnen stehen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende
Rechte zu:
- Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob und
welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten.
- Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger
Daten verlangen.
- Recht auf Löschung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer
personenbezogenen Daten verlangen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer
Daten in bestimmten Fällen einschränken zu lassen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die uns bereitgestellten Daten in
einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Sie können jederzeit der Verarbeitung
Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf Grundlage eines berechtigten Interesses
erfolgt.
Der Widerspruch muss schriftlich und von Ihnen unterschrieben an unsere E-Mail-Adresse
info@arqam-fibu.de gesendet werden.
Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die
Zukunft widerrufen.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter den in Punkt 1 genannten
Kontaktdaten erreichen.
- Sicherheit Ihrer Daten
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir geeignete technische und
organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.
Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst, um unberechtigten
Zugriff, Verlust oder Manipulation zu verhindern.
- Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern, insbesondere bei
rechtlichen Änderungen oder Anpassungen unserer internen Prozesse. Die jeweils aktuelle
Version der Datenschutzerklärung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar. Änderungen der
Datenschutzerklärung werden Ihnen rechtzeitig mitgeteilt, soweit sie Sie betreffen.
Bestätigung der Zustimmung
Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzerklärung der ARQAM
Buchhaltungsservice GbR zur Kenntnis genommen haben und den oben beschriebenen
Erhebungen, Verarbeitungen und Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten zustimmen.